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人力資源管理信息化三步走
作者：佚名 日期：2001-8-29 字體：[大] [中] [小]
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在人力資源管理中信息技術(shù)與管理技術(shù)的結(jié)合應(yīng)用，能有力地幫助HR管理者在多變復(fù)雜的環(huán)境中應(yīng)付自如。目前，企業(yè)引進(jìn)人力資源管理信息化系統(tǒng)的目的主要是：
第一層次：提高HR部門的工作效率。員工的考勤處理、工資計(jì)算處理、職務(wù)調(diào)動(dòng)處理及其信息管理等事務(wù)要占用HR管理者大量時(shí)間，手工操作不僅效率低，且容易出錯(cuò)。因此，HRMS軟件首要解決的是如何提高工作效率。
第二層次：規(guī)范HR部門的業(yè)務(wù)流程。招聘、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估、培訓(xùn)、員工職業(yè)計(jì)劃、離職等流程的設(shè)計(jì)都是HR管理者的考慮范圍。HRMS軟件將相關(guān)的工作職能完全覆蓋并劃分清楚，且能將經(jīng)過(guò)優(yōu)化后的流程體現(xiàn)在軟件中。
第三層次：為企業(yè)和員工提供增值服務(wù)。從發(fā)展趨勢(shì)上看，HR管理者將從行政事務(wù)處理者向企業(yè)戰(zhàn)略伙伴方向發(fā)展。對(duì)HR部門而言，企業(yè)管理者和員工就是他們的客戶，如何為這些客戶實(shí)現(xiàn)增值是HR部門面臨的重要問(wèn)題。如：如何根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略進(jìn)行人力資源規(guī)劃、如何通過(guò)合理的招聘技術(shù)與測(cè)評(píng)技術(shù)為企業(yè)選擇合適的人才、如何通過(guò)工作分析技術(shù)及相應(yīng)的績(jī)效考評(píng)體系來(lái)提升組織與個(gè)人績(jī)效、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)如何能方便地了解員工的各種狀況等，都是HR部門要做的。
第一步 使用HRMS前的準(zhǔn)備
由專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)的人力資本構(gòu)成現(xiàn)狀及其期望效果預(yù)先進(jìn)行分析診斷(企業(yè)自身有能力，可自行分析診斷)，開(kāi)出對(duì)癥下藥的處方后，裝到軟件供應(yīng)商的系統(tǒng)平臺(tái)中去。同時(shí)，要做好調(diào)整和相應(yīng)的培訓(xùn)。
第二步 選擇HRMS解決方案
企業(yè)在選擇HRMS時(shí)，技術(shù)服務(wù)、產(chǎn)品價(jià)格、產(chǎn)品知名度等容易根據(jù)經(jīng)驗(yàn)判斷得出結(jié)論；而對(duì)于產(chǎn)品的性能特色、二次開(kāi)發(fā)功能等，若沒(méi)有適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)作指導(dǎo)，就不太好把握。好的HRMS應(yīng)該是一套高效率、多功能及易學(xué)易用的解決方案，用戶在選擇系統(tǒng)時(shí)可從以下一些特征評(píng)判其功能：
(１)完整性與集成性
全面涵蓋人力資源管理的所有業(yè)務(wù)功能，且每個(gè)業(yè)務(wù)功能都是基于完整而標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程與大量配套表格來(lái)設(shè)計(jì)，是用戶日常工作的信息化管理平臺(tái)
對(duì)員工數(shù)據(jù)的輸入工作只需進(jìn)行一次，其他模塊即可共享，減少大量的重復(fù)錄入工作
既可作為一個(gè)完整的系統(tǒng)使用，也可將模塊拆分單獨(dú)使用，在必要時(shí)還能擴(kuò)展集成
(２)易用性
采用導(dǎo)航器界面，友好簡(jiǎn)潔，直觀體現(xiàn)HR管理者的主要工作內(nèi)容，且能引導(dǎo)用戶按照優(yōu)化的HR管理流程進(jìn)行操作
基本沒(méi)有彈出式對(duì)話框，一個(gè)界面就能顯示所有相關(guān)信息，并操作所有功能，信息集成度高
(３)網(wǎng)絡(luò)功能與自助服務(wù)
支持集團(tuán)型企業(yè)用戶，提供異地、多級(jí)、分層的數(shù)據(jù)管理功能
日常管理不受物理位置限制，可在任何聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)上經(jīng)身份驗(yàn)證后進(jìn)行操作
為非HR部門人員提供基于Web的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用
員工在允許權(quán)限內(nèi)可在線查看企業(yè)及個(gè)人信息，注冊(cè)內(nèi)部培訓(xùn)課程、提交請(qǐng)假／休假申請(qǐng)，更改個(gè)人數(shù)據(jù)，與HR部門進(jìn)行電子方式的溝通
允許直線經(jīng)理在授權(quán)范圍內(nèi)在線查看下屬員工的人事信息，審批員工的培訓(xùn)、請(qǐng)假、休假等申請(qǐng)，在線對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效評(píng)估
總經(jīng)理可在線查看公司人力資源配置及成本變動(dòng)情況、薪資平衡表、組織績(jī)效／員工績(jī)效等各種與人力資源相關(guān)的重要信息
(４)開(kāi)放性
提供功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)接口，輕松實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出及與外部系統(tǒng)的無(wú)縫連接
可方便引入各類Office文檔，并存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，規(guī)范、安全
同時(shí)支持所有主流關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)及各種類型的文檔處理系統(tǒng)
(５)靈活性
可根據(jù)用戶需求進(jìn)行客戶化功能改造及更改界面數(shù)據(jù)項(xiàng)的顯示
強(qiáng)大的查詢功能，可靈活設(shè)置任意條件進(jìn)行組合查詢
支持中英文(或其他語(yǔ)種)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)切換
(６)智能化
系統(tǒng)的自動(dòng)郵件功能可直接批量通過(guò)E-mail發(fā)送信息給相關(guān)人員，極大地降低管理人員的行政事務(wù)工作強(qiáng)度
系統(tǒng)設(shè)置了提醒功能，以便用戶定時(shí)操作，使得HR管理者變被動(dòng)為主動(dòng)，有效提高員工對(duì)HR部門工作的滿意度
(７)強(qiáng)大的報(bào)表／圖形輸出功能
提供強(qiáng)大的報(bào)表制作與管理工具，用戶可直接設(shè)計(jì)各種所需報(bào)表
提供了靈活報(bào)表生成器，可快速完成各種條件報(bào)表的設(shè)計(jì)，能隨時(shí)進(jìn)行設(shè)計(jì)更改
報(bào)表可輸出到打印機(jī)、Excel電子表格及ASCLL文本文件(如提交給銀行的文件)
提供完善的圖形統(tǒng)計(jì)分析功能，輸出的統(tǒng)計(jì)圖形可直接導(dǎo)入MS Office文檔中，快速形成HR工作報(bào)告
(８)系統(tǒng)安全
關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，即使系統(tǒng)管理員也無(wú)法直接讀取數(shù)據(jù)
設(shè)定用戶對(duì)系統(tǒng)不同模塊的不同級(jí)別操作權(quán)限
建立日志文件，跟蹤記錄用戶對(duì)系統(tǒng)每一次操作的詳細(xì)情況
建立數(shù)據(jù)定期備份機(jī)制并提供數(shù)據(jù)災(zāi)難恢復(fù)功能
第三步 如何實(shí)施HRMS
企業(yè)在實(shí)施HRMS之前，首先要對(duì)自身作一個(gè)客觀而充分的評(píng)估，然后確定將要實(shí)施的HRMS的范圍與邊界。另一方面，要從自身實(shí)際情況出發(fā)，不能盲目貪大求全，盡可能做到量體裁衣。企業(yè)只有將自己準(zhǔn)確定位，才能找到合適的解決方案。
在了解自己的需求之后，就要選擇一家合適的解決方案供應(yīng)商。需要特別指出的是，HRMS解決方案的實(shí)施過(guò)程絕不是簡(jiǎn)單的產(chǎn)品買賣過(guò)程，應(yīng)該視其為一個(gè)完整的項(xiàng)目。項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程將分為三個(gè)階段：
實(shí)施前與供應(yīng)商配合進(jìn)行需求分析與流程設(shè)計(jì)階段：這個(gè)階段往往會(huì)占據(jù)整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施周期一半以上的時(shí)間，對(duì)HR管理者來(lái)講，是一個(gè)難得的整理與完善HR管理運(yùn)作體系的過(guò)程，有利于將以往離散的工作規(guī)范化、系統(tǒng)化。對(duì)供應(yīng)商來(lái)講，事先將客戶的需求理順，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的順利實(shí)施也起著決定性作用。因此，用戶與供應(yīng)商都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待這一階段的工作，而不應(yīng)急于馬上就要看到系統(tǒng)運(yùn)行的效果。
系統(tǒng)實(shí)施與客戶化改造階段：需求分析與設(shè)計(jì)階段完成后，供應(yīng)商將會(huì)根據(jù)用戶的特殊需求對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定制化改造，這期間，用戶應(yīng)與供應(yīng)商之間保持頻繁的溝通，避免用戶需求在定制化過(guò)程中走樣。供應(yīng)商在完成所有功能的開(kāi)發(fā)后，提交給用戶的，還只是一個(gè)系統(tǒng)框架，并不能馬上運(yùn)行，用戶還需要在供應(yīng)商的幫助下進(jìn)行系統(tǒng)初始化與數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作，使企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與員工基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在盡可能短的時(shí)間內(nèi)遷移到系統(tǒng)中來(lái)。此外，企業(yè)在系統(tǒng)正式運(yùn)行前應(yīng)接受供應(yīng)商關(guān)于使用系統(tǒng)的相關(guān)技能培訓(xùn)。
系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)階段：實(shí)施過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自己業(yè)務(wù)的具體特點(diǎn)，向軟件供應(yīng)商提出改進(jìn)及增設(shè)相應(yīng)模塊的要求，軟件供應(yīng)商應(yīng)積極進(jìn)行跟進(jìn)作二次開(kāi)發(fā)的工作，確保能滿足企業(yè)不斷變化的管理要求。 (申剛正)